オフィスの引っ越しならではの注意点

オフィスの引っ越しは荷物の量も多く、規模も大きくなるため、一般家庭の引っ越しとは異なる部分が多くあります。
通常の業務をこなしながら、移転の準備もしなければならないので、綿密にスケジュールを組んでおくことが大切。
ここでは、オフィスの引っ越しの準備や注意点などについて解説します。 

契約内容を確認する

オフィス移転を計画するときに、まずしておきたいのが、現オフィス・新オフィスの契約についての確認です。 新しいオフィスにスムーズに入居できるように、現オフィスの解約予告、新オフィスの入居可能日などを確認しておきましょう。

<解約予告期間>

「解約予告」とは、現在のオフィス契約の解除を、ビルのオーナーや管理会社に事前に通知すること。一般家庭の引っ越しとは違い、 かなり前もって契約解除について伝えておく必要があります。賃貸契約を解約したい希望日の6カ月前までに、 解約予告を行わなければならないケースが一般的。ただし、管理会社などによって違いがあるため、入居時に交わした賃貸借契約書をチェックしておくと確実です。 確認が行き届かず、解約予告期間内に中途解約をした場合は、解約日までの賃料を請求されることもあるので要注意です。 また、賃料の二重払い(現オフィス・新オフィス)を少なくするために、「5月半ばくらいまでに移転」など、おおまかな移転時期も決めておきます。

<移転の準備期間はどのくらい必要?>

移転のためには、ある一定の準備期間が必要となります。新オフィスの内装工事や、什器類の運搬・設置、サーバの移設なども考えなくてはなりません。 オフィスの規模にもよりますが、半年〜8カ月ほどと考えておいたほうがいいでしょう。



オフィス引っ越しの準備

新しいオフィスに引っ越すためには、さまざまな作業があります。 どのような準備をすれば、トラブルなくスムーズに移転を行うことができるのでしょうか。

<やらなければならないことをピックアップする>

移転したその日から、滞りなく業務を開始するためには、移転希望日から逆算して細かなタスクをこなしていく必要があります。 おおまかな移転時期を決めておくことは前項で説明しましたが、移転の計画が具体的になったら、 移転希望日を確定させましょう。そして、オフィス移転に必要な準備作業をピックアップしていきます。
オフィスの引っ越しで「やらなければならないこと」はとても多く、担当者や業者も複数いることから、 スケジュールが重複するとその後の調整が難しくなります。代表的な準備は下記のようなものになります。

・新オフィスのレイアウトを決める
・引っ越し業者など各専門業者の選定
・内装工事の施工
・回線移転、電気工事、LAN配線
・移転に伴う新たな機器などの購入
・OA機器、什器などの搬入
・関係官庁への届け出
・書類・荷物類の搬入

また、1年の中で最もオフィスの開設が多いのは5月頃。もしも、オフィス移転が集中する時期に移転をするのであれば、 内装業者や引っ越し業者を前もっておさえておくことも考えなければなりません。

<新オフィスのレイアウトを決める>

スケジュールを組む前に、まずしておきたいのが新オフィスのレイアウトを決めることです。 どのようなレイアウトがいいのかは、オフィスの規模・構造・スタッフの人数・業務内容などによって異なります。 新オフィスのどの場所にOA機器を配置するのか、動線はどうするのかなどを考えながら決めていきましょう。

せっかく新しいオフィスに移転するのですから、現オフィスでの問題点が解消できるよう、レイアウトを考えたいものですね。 棚やデスク、パーテーションなど、足りないものや補充しておいたほうがいいオフィス家具などもあれば、それもピックアップしておきます。

また、電気や配線についてはしっかりとチェックしておくことが大切です。 移転には必ず電気配線の工事が必要になります。 レイアウト案によっては配線に時間がかかったり、思った通りの配線ができない場合もあるため、 予備のレイアウト案も考えておくと安心でしょう。

<スケジュールを細かく決める>

レイアウトが決まったら、内装業者など専門業者を選定し、実際に打ち合わせに入ります。工事内容や工事を行う日を決めていきますが、 電気工事、内装工事、配線工事は、どれを一番最初にしたほうがスムーズに進むか事前にしっかりと確認しておきましょう。 複数の工事が必要なので、工程表を作り、進行管理する人も必要です。 新オフィスでの工事の立ち合いや、鍵の開け閉めをする担当者も決めておきます。


<スケジュール例>

・6カ月前にやること
 解約予告の確認
 レイアウトの設計
 移転スケジュールを立てる

・4〜5カ月前にやること
 引っ越し業者などの選定・見積もり・発注
 什器や機器の選定
 
・2〜3カ月前にやること
 引っ越し業者や内装工事、電機工事などの打ち合わせ
 什器や機器の搬入
 内装工事の実施
 移転の挨拶状や社内印刷物の手配
 リース品の移動手続き

・1カ月前にやること
 通信系の設備工事
 関係官庁への届け出



引っ越し当日までに行っておくこと

業者との打ち合わせ、新オフィスでの工事の確認のほか、引っ越し当日までに従業員一人ひとりが行っておかなければならないことも多くあります。 通常の業務と並行して行わなければならないため、余裕をもって取り組みましょう。

<個人情報の管理>

個人個人で、新オフィスに持っていく荷物をまとめる必要がありますが、その時に気を付けなければならないのは、 個人情報や企業情報の流出を防ぐこと。取引先と交換した名刺やプレゼン資料なども、立派な個人・企業情報です。 不要な資料や書類を破棄することも必要となってきますが、処分する際には外部に流出しないように細心の注意を払いましょう。 書類が大量な場合は、シュレッダーにかけたり、溶解処分を業者に依頼するという方法もあります。

<レイアウト図に番号を付ける>

移転当日までに、レイアウト図に「デスク」「キャビネット」などを置く場所を書き込み、それぞれに番号をふっておきます。 その図に応じて、新オフィスに運ぶデスクや棚、キャビネットにも番号を書いたシールやガムテープなどを貼ります。 こうすることで、引っ越し業者はシールに書かれた番号をもとに、デスクやキャビネットをレイアウト通りに配置することができます。

<当日は貴重品の管理に気を付ける>

移転当日は、専門業者をはじめ、さまざまな人がオフィスを出入りします。従業員一人ひとり、自分の貴重品は自分でしっかり管理するようにしましょう。 貴重品はもちろん、本来の業務ですぐに必要になりそうな荷物や書類は、どこにあるか把握しておき、すぐに出せるようにしておきます。



不用品の処分や原状回復も

新オフィスへの移転ばかりに目がいきがちですが、今まで使用してきた旧オフィスの原状回復工事や不用品の処分も大切な仕事です。

<原状回復工事の手配>

旧オフィスを賃貸で借りていた場合は、原状回復工事を行い、入居前の状態に戻す義務があります。 「どの程度まで原状回復するか」について、貸す側・借りる側双方が合意できていればいいのですが、それぞれの考え方に差があった場合、後々、トラブルに発展することもあります。 そのため、貸主と事前に原状回復について話し合っておいたほうがいいかもしれません。

原状回復工事は、基本的には貸主の指定の工事業者によって行われます。原状回復工事の内容や期間、費用などは、旧オフィスを使っていた年数や汚れ・破損などの状況によって変わってきます。 工事は、契約満了までに終了する必要があるため、工事期間についても工事業者などに確認しておいたほうがいいでしょう。

<不用品を処分する>

移転に伴い、新オフィスに合わないサイズのデスクやキャビネットを処分しなければならないこともあります。 また、移転に合わせて古い機器や什器を捨てるといったこともあるでしょう。そのほか、引っ越しには大量のゴミや不用品が出ることが多くなります。
自治体の粗大ごみ回収などを利用するという方法もありますが、希望した日時に引き取りに来てもらうことが難しいケースも。 そのような場合、不用品を回収する専門業者に依頼することがおすすめです。大量の不用品、オフィス家具や、粗大ごみなどの回収を一度に行ってくれます。
また、業種によっては、特殊な廃棄物が発生するケースもあります。突然の引き取りには応じてくれない場合もあるため、廃棄も計画的に行いましょう。



引っ越し業者に代行してもらうと言う方法も

オフィス移転はやることが多く、通常の業務と並行して行う場合は社員一人ひとりの負担はかなりのものになります。 「移転も大事だが、業務の方に集中したい」「移転は初めてなので、どうしていいのかわからない」という場合は、オフィス移転の専門業者に依頼するのもひとつの方法です。

専門業者に依頼すれば、窓口を一つにまとめることができるため、「内装」「配線」「電気工事」「引っ越し」などさまざまな業者と連絡を取り合う必要がありません。その分、本来の業務に集中できます。

まとめ
オフィスの引っ越しは、半年以上前からの準備と綿密なスケジュール作成、段取りが成功のポイント。 「半年あれば余裕だろう」と思っていても、やらなければならないことが山積みで、あっという間に引っ越し当日を迎えてしまうということも考えられます。 オフィス移転をワンストップで行う専門業者に依頼すれば、移転コストの削減にもつながります。

アクティブ感動引越センターでは、これまでファミリーや単身、法人など様々な引越しを手がけてきました。予算や要望に応じて、ぴったりな引っ越しプランを提案させて頂きます。 引越しに関するご不安なこと、分からないことがあれば何でもお気軽にご相談ください。引越しのプロがご希望を伺いながら親身にお答えいたします。